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Témoignage client : Affaires mondiales Canada

Pour coordonner en toute sécurité la présidence du G7 en 2018, le Bureau de gestion des sommets (BGS) d'Affaires mondiales Canada s'est tourné vers BlackBerry AtHoc.

Le sommet du G7 est l'un des événements les plus complexes et les plus sécurisés au monde, réunissant des dirigeants internationaux afin de collaborer sur un large éventail de questions mondiales. Afin de garantir une communication fluide, sécurisée et coordonnée, le Bureau de gestion des sommets (SMO) d'Affaires mondiales Canada a utiliséBlackBerry®AtHoc®dans son Centre de commandement intégré du sommet (SICC).

Les changements d'horaire critiques et les alertes sont transmis à des milliers de personnes en quelques minutes, et non en plusieurs heures.

Plus de 400 employés et fonctionnaires fédéraux ont coordonné leurs efforts de manière transparente entre plusieurs agences.

10 000 membres de la délégation ont reçu des avis et des mises à jour sécurisés et actualisés sur les voyages.

Le centre névralgique du sommet du G7

Comment le Centre de commandement intégré Summit du Canada assure le bon déroulement des opérations grâce à la collaboration, à l'agilité et à une technologie de pointe.

« Nous sommes en quelque sorte le centre névralgique de tout le sommet du G7 », explique Michel Bouvier, directeur des opérations du Centre de commandement intégré du sommet (SICC). « Nous surveillons les déplacements des personnalités importantes et enregistrons leurs activités en étroite collaboration avec nos partenaires. Nous apportons également des solutions efficaces aux problèmes et aux défis, coordonnons les changements d'horaire et gérons les incidents et les urgences. »

La coordination de cet événement est une tâche colossale qui exige beaucoup de collaboration et d'agilité. Au Canada, cette responsabilité incombe au SICC, qui fait partie du Bureau de gestion des sommets d'Affaires mondiales Canada. Pour gérer à la fois les mois de préparation du sommet et le sommet lui-même, le Bureau de gestion des sommets a collaboré avec plusieurs organismes gouvernementaux. L'équipe de 2018, par exemple, était composée de plus de 400 employés provenant de divers ministères fédéraux. Parmi les partenaires figuraient Santé Canada, la Gendarmerie royale du Canada (GRC), Transports Canada, les Forces armées canadiennes, Services partagés Canada, Justice Canada et bien d'autres.

Lorsque vous organisez un événement aussi complexe que le sommet du G7, rien ne se passe jamais exactement comme prévu. Tout peut arriver. BlackBerry AtHoc nous assurer que, quels que soient les problèmes rencontrés, nous sommes prêts à les résoudre rapidement et efficacement. Michel Bouvier, chef des opérations, Centre de commandement intégré du sommet, Bureau de gestion des sommets, Affaires mondiales Canada.

Sécurité, coordination et réponse au niveau gouvernemental

Assurance mission au G7 : BlackBerry AtHoc action

Grâce à ses capacités intégrées, SICC a pu anticiper les incidents, modifier rapidement les horaires et respecter les exigences de sécurité pour un public international.

Coordination précise des déplacements des personnalités importantes

« L'une de nos tâches les plus importantes consiste à savoir et à définir qui sera où et quand », explique M. Bouvier. « Nous devons connaître les déplacements des personnalités importantes à la minute près, y compris ceux des dirigeants, des ministres et de leurs conjoints. C'est un défi logistique de taille, car leurs déplacements se chevauchent constamment et plusieurs événements se déroulent généralement en même temps. Il est donc essentiel que nous coordonnions notre approche. » Le SICC attribue à chaque personnalité importante (dirigeants, ministres et leurs conjoints) un agent de liaison. Ces agents de liaison sont chargés de fournir au centre de commandement des informations actualisées à la minute près sur les personnalités importantes. Le SICC a été confronté à une complexité accrue, avec neuf réunions ministérielles, des exigences changeantes des parties prenantes et des besoins de sécurité dynamiques. Les moyens de communication traditionnels étaient insuffisants pour répondre en temps réel aux incidents.

Communication et coordination rationalisées

Les agents de liaison ont eu accès à une série de modèles préremplis qui leur ont permis de fournir rapidement et facilement des informations actualisées sur les déplacements des personnalités importantes. Pour le sommet des dirigeants lui-même, le SICC a mis en place trois centres d'opérations distincts, dont son centre de commandement principal, et le personnel de chaque centre d'opérations a pu consulter toutes les notifications envoyées via BlackBerry AtHoc. « Nous avions un centre d'opérations à La Malbaie, un autre à la base aérienne de Bagotville et un autre à Québec », explique M. Bouvier. « Toute la logistique et les communications étaient surveillées et enregistrées par notre centre de commandement, et BlackBerry AtHoc à tous les membres de notre organisation de BlackBerry AtHoc en contact étroit les uns avec les autres. »

Efficacité améliorée grâce à la messagerie sécurisée et à la journalisation automatique

Les messages IP d'AtHoc sont envoyés via un canal sécurisé, ce qui garantit leur livraison et évite bon nombre des écueils associés aux SMS traditionnels. Chaque fois qu'un agent de liaison ou un responsable contacte le SICC, tous les détails de leur communication doivent être enregistrés et consignés dans un registre à des fins d'audit. Même pour un incident mineur, cela représentait une charge de travail considérable. Grâce à BlackBerry AtHoc, une grande partie de cette consignation s'effectue désormais automatiquement. « Pour chaque mouvement/événement signalé et chaque alerte publiée via BlackBerry AtHoc, nous savons qui l'a envoyé, d'où et quand », explique M. Bouvier. « Ces informations sont automatiquement enregistrées dans un journal, qui peut ensuite être exporté vers un tableur en quelques clics. Même si nous continuons à recevoir des appels et avons besoin de scribes pour les enregistrer dans nos registres, BlackBerry AtHoc nous BlackBerry AtHoc épargné une tonne de travail. »

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